コラム

利用規約における個人情報の取り扱いは?プライバシーポリシーについて

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ネット通販などのウェブサービスを行うにあたり、事業者に必要となるものに利用規約があります。この利用規約の中に、個人情報の取り扱いについての規定を埋め込むことも可能です。
利用規約を作成する前に知っておきたいポイントはこちらをご覧ください↓
ウェブサービスにおける利用規約の書き方を考える前に役立つエントリー

しかし、個人情報などを取り扱うウェブサービスを提供する事業を行う場合は、ほとんどが独立したプライバシーポリシーを準備しています。

近年は情報の漏洩など、個人情報についての取り扱いにおける問題などが多発していますので、独立したプライバシーポリシーを用意しているということは、それだけ個人情報の取り扱いに慎重さが求められていることの表れといえるかもしれません。

そこで、今回はウェブサービスを提供する事業者に必要となる、プライバシーポリシーについて書いていきます。
ウェブサービスを行っている方、またはこれからウェブサービスを行おうと考えている方の参考になれば幸いです。

個人情報とは?

ウェブサービスを提供するためには、ユーザー側が個人情報を入力することで、必要な 個人情報を収集する必要があるサービスもあります。

では、ここでいう個人情報とはどのようなものをいうのでしょうか?

個人情報保護法第2条では

この法律において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる、氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう

と定義されています。

したがって、氏名や生年月日のみならず、LINEのIDやメールアドレスだけでも、特定の個人が識別することができるような情報であれば、個人情報に含まれます。

また、プライバシーについても、憲法13条で「私生活をみだりに公開されない権利」を認める裁判の判例がありますので、そのようなプライバシーを侵害する行為があれば、憲法や民法によって保護される可能性もあります。

つまり、プライバシーポリシーとは、個人情報などのプライバシー情報の取り扱い方をわかりやすく明示することで、ユーザー側に理解を求め、不安を解消する役割があると言えます。

個人情報の利用目的は特定すること

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個人情報を収集するには、収集した利用目的についてどのようなことに使用するのか?ということを出来る限り 特定する必要があります。

個人情報保護法第15条では

個人情報取り扱い事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定しなければならない。
と規定されているからです。

また、

個人情報保護法16条では

個人情報取り扱い事業者は、あらかじめ 本人の同意を得ないで利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報取り扱ってはならない
と規定されています。

つまり、プライバシーポリシーには取得した個人情報をどのように使用するかを規定しなければなりません。
そして、プライバシーポリシーに規定していること以外で個人情報を利用する場合は、一定の例外を除き、 同意を得ないまま利用してしまうと、個人情報保護法に違反する可能性がありますので、注意が必要です。

個人情報を第三者に提供する時は注意すること

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取得した個人情報を第三者に提供する場合は、個人情報保護法では原則として、本人から同意を得ることを必要としています。
つまり、個人情報を第三者に提供する場合(委託先を除く)は、その旨をプライバシーポリシーに明記する必要があります。

個人情報の開示請求について

事業者が保有している個人情報の開示や訂正等を求める権限について個人情報保護法では、情報主体に認めています。

つまり、プライバシーポリシーにおいては、

個人情報保護法における開示等の求めに応じる手続き

どのようにすれば、開示請求をすることができるのか、また手続きに要する手数料などを規定しておく必要があります。

苦情の申出先

個人情報を取り扱っている事業者が行う保有個人データなどの取り扱いに関する苦情の申出先(住所・電話番号・メールアドレス・担当部署など)を規定しておく必要があります。

まとめ

ウェブサービスを提供する場合には、利用規約も大切になりますが、個人情報の取り扱いについて規定したプライバシーポリシーも重要になってきます。

特に最近は、個人情報の漏洩など個人情報の取り扱いにおける事件が多発していることから、プライバシーポリシーをしっかり作成して、対応することが求められています。

個人で作成することが難しいと感じる場合は、行政書士等の法務の専門家に相談することも、良い選択肢だと考えられます。

今回は、利用規約における個人情報の取り扱いおけるプライバシーポリシーについて書いてきました。
ウェブサービス等の事業を行っている、またはこれから行う予定である方の参考になれば幸いです。

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